Dal concetto di partecipazione, il passo al funzionamento procedurale della normazione è breve. Infatti, l’elaborazione di una norma consiste in un processo di approvazioni successive di versioni di documenti tecnici da parte di gruppi di esperti con funzioni diverse. Qui di seguito troviamo gli attori/autori del sistema.

Come annunciato nell’articolo precedente illustriamo lo svolgimento del processo di elaborazione normativa, articolandolo in quattro fasi: la messa allo studio, la stesura del documento, l'inchiesta pubblica e la ratifica di pubblicazione. Questi momenti si trovano in tutti i processi normativi, a tutti i livelli: nazionale (UNI), europeo (CEN) e internazionale (ISO).

L’esigenza di messa allo studio di un progetto di norma può essere espressa internamente o esternamente ai vari organismi di normazione.
Nel primo caso l’avvio dei lavori può essere decretato da una decisione degli organi tecnici di indirizzo, quali la Commissione Centrale Tecnica (UNI), il Bureau Technique (CEN) o il Technical Management Board (ISO), oppure la richiesta può nascere all’interno di una stessa Commissione (o Comitato).
Nel secondo caso la richiesta viene esaminata e valutata, sotto tutti i suoi aspetti, al fine di individuare l’opportunità dello studio normativo e, in caso affermativo, di individuare l’organo tecnico competente già esistente o deliberare la costituzione di uno nuovo.
Gli organi preposti dell'organismo di normazione elaborano uno studio di fattibilità che mette in relazione la situazione del mercato con le necessità normative, valutano le risorse e le competenze da coinvolgere, nonché i benefici e contestualizzando la futura attività nell’ambito del programma di lavoro esistente> (in CEN e in ISO sotto forma di Business Plan).
Se il risultato dell'analisi è positivo si procede alla stesura del progetto di norma.

La stesura del documento avviene nell'ambito dell'organo tecnico incaricato dello studio, strutturato in gruppi di lavoro costituiti da esperti che rappresentano le parti economiche e sociali interessate (produttori, utilizzatori, commercianti, centri di ricerca, consumatori, pubblica amministrazione...). L'organismo di normazione svolge una funzione di coordinamento dei lavori, mettendo a disposizione la propria struttura organizzativa, mentre i contenuti delle norme vengono definiti dagli esperti esterni che, in ambito europeo ed internazionale, vengono designati dagli organismi di normazione dei singoli paesi.
La discussione della bozza di norma, spesso messa a punto anche tramite il lavoro a distanza su Internet (ad esempio, in UNI, mediante il sistema UNIONE) e per mezzo di apposite riunioni, ha come obiettivo l'approvazione consensuale della struttura e dei contenuti tecnici del progetto.
Solitamente la Commissione tecnica UNI (o Comitato tecnico in CEN e ISO) svolge una funzione di pianificazione e di controllo, mentre la parte più “creativa” viene affidata al gruppo incaricato della redazione del progetto (Gruppo di lavoro) che, sotto la guida di un relatore, detto anche Project leader, rappresenta con testi, formule, prospetti e figure lo stato dell’arte sulla materia. Le rigide regole redazionali che devono essere seguite sono codificate da direttive interne ai sistemi della normazione e la loro applicazione viene garantita dalle funzioni di segreteria tecnica delle Commissioni.
Alla fine del lavoro ovvero una volta raggiunto il consenso di tutte le parti coinvolte e ragionevolmente dopo un paio d’anni, la norma sembra pronta. Ma non lo è ancora.

Il progetto di norma approvato viene reso disponibile al mercato, mediante comunicazione sui canali di informazione degli organismi di normazione (per una durata variabile da 2 a 6 mesi, in funzione della tipologia del documento), al fine di raccogliere commenti ed ottenere il massimo consenso possibile: è la fase di inchiesta pubblica. In tale importante periodo, tutte le parti economico/sociali interessate, in particolare coloro che non hanno potuto partecipare alla prima fase, cioè praticamente alla redazione del progetto, possono così contribuire al processo normativo.
Negli ambiti europei ed internazionali, i commenti possono essere inoltrati al CEN e all'ISO soltanto attraverso gli organismi di normazione nazionali, che svolgono quindi una attività cosiddetta “di interfacciamento” con i propri organi tecnici.
Le osservazioni che pervengono devono essere esaminate puntualmente al fine di giungere ad una versione consolidata che ha tenuto conto veramente di tutte le esigenze del mercato e ciò può richiedere diversi mesi. Per garantire la massima trasparenza, i progetti di norma UNI nazionali posti in inchiesta pubblica sono liberamente scaricabili dal sito Web alla voce ProgettOn-line.

Finalmente si arriva alla pubblicazione della norma, ovvero alla sua entrata in vigore con disponibilità a catalogo.
A livello nazionale ciò avviene a seguito della ratifica del presidente dell’UNI.
A livello europeo i progetti vengono sottoposti al voto degli organismi di normazione nazionali e, in caso di approvazione, sulla base di un conteggio ponderato dove i paesi maggiori contano di più, la norma viene ratificata e resa disponibile.
Tuttavia si può parlare di pubblicazione effettiva su tutto il territorio europeo soltanto quando ogni organismo di normazione nazionale ha assolto l’obbligo di “recepire” la norma EN (che diventa UNI EN in Italia), eventualmente pubblicandola nella propria lingua e ritirando quella/e nazionale/i esistenti sul medesimo argomento.
Anche a livello internazionale i progetti vengono sottoposti al voto degli organismi di normazione nazionali e, in caso di approvazione sulla base di un conteggio che considera unicamente i membri ISO cosiddetti “Partecipanti”, ovvero che hanno dichiarato in precedenza il proprio interesse a partecipare ai lavori di redazione, la norma viene pubblicata quale norma ISO.
Non esiste per queste l’obbligo di recepimento nazionale, tuttavia è possible l’adozione volontaria, per esempio quale pubblicazione nella propria lingua (con la sigla UNI ISO in Italia) quando ciò venga ritenuto un utile complemento del parco normativo nazionale.