"Ma quanto ci mettono a pubblicare una norma?" è una domanda ricorrente. Ma sarebbe già più corretto chiedersi "quanto ci mettono a pubblicare oltre 1200 norme all’anno, gestendo un processo consensuale di oltre 500 gruppi di lavoro e migliaia di esperti?". Cerchiamo di capire perché è difficile conciliare la velocità con la consensualità.

La critica maggiore che viene rivolta al mondo della normazione risiede nei tempi lunghi di elaborazione e di pubblicazione delle norme. Non si riesce a capire come mai talvolta ci vogliono più di cinque anni affinché un documento di poche decine di pagine veda la luce.
Infatti, una persona ben preparata su un argomento tecnico è in grado di redigere una specifica di prodotto o un metodo di prova in qualche decina di ore. Il fatto è che la norma, come più volte descritto in questa rubrica, fornisce un valore aggiunto rispetto a qualunque altra specifica tecnica: è il frutto del consenso di tutte le parti interessate; e più sono le parti e più è difficile metterle d’accordo. Ciò giustifica l’arduo lavoro degli Enti di Normazione, che riescono a trovare il punto di equilibrio nell’accordo fra le parti e procedere passo-passo alla stesura finale della norma. È inevitabile che questo processo costi fatica e tempo, proprio per garantire che il documento immesso sul mercato rappresenti lo stato dell’arte da tutti i punti di vista.
Proviamo a fare due conti, ricordando che ogni processo di elaborazione normativa passa attraverso quattro fasi principali.
All’inizio, con la messa allo studio, una prima idea di lavoro normativo deve essere condivisa dall’intera filiera economica. Elaborando uno studio di fattibilità, dove si evidenziano, le parti interessate, la dimensione dei mercati, le criticità che si possono incontrare, le condizioni al contorno (economiche, sociali, politiche), le specifiche già esistenti (aziendali, regionali, internazionali). Più è vasta la dimensione dell’intervento più si deve trovare una condivisione d’intenti; ed è così che a livello europeo ed internazionale si effettuano delle inchieste tra tutti gli Stati membri, che a loro volta devono sondare gli interessi nazionali, con un processo di doppio coinvolgimento che può durare mesi. Ciò significa che spesso dal momento in cui un soggetto esprime una richiesta al momento in cui degli esperti si riuniscono la prima volta davanti ad un “foglio bianco”, per definire lo schema dei contenuti, possono passare anche 6 mesi.
Successivamente, a fronte di argomenti più o meno consolidati, o di complessità tecniche crescenti, gli esperti mettono a frutto tutte le loro capacità e le loro conoscenze, talvolta con la necessità di verificare con prove sperimentali quanto si vuole fissare nella norma, e procedono alla stesura del documento.
Spesso si deve ricorrere a gruppi ristretti con il compito di redigere singoli capitoli della norma, con la conseguente necessità di armonizzare ed omogeneizzare il testo completo, con lunghi lavori di stesura formale. Inoltre, possono essere necessarie consultazioni allargate, dove il lavoro condotto nei gruppi viene verificato da inchieste per corrispondenza, in modo da consentire anche a chi non partecipa direttamente ai lavori di intervenire con i propri commenti. Questa fase di elaborazione può durare diversi anni, soprattutto se i lavori vengono condotti a livello globale, dove sono necessari molti spostamenti degli esperti e per i quali sono necessari diversi mesi tra una riunione e l’altra.
Una volta approvato il testo da parte del Comitato competente si giunge all’inchiesta pubblica durante la quale il grande pubblico è chiamato ad esprimersi al fine di ottenere il consenso più ampio possibile. In CEN ed in ISO questa fase è preceduta dalla traduzione nelle lingue ufficiali, e questa operazione può durare diversi mesi. La stessa inchiesta deve consentire al mercato di reperire i testi, di esaminarli e di formulare dei commenti e perciò sono necessari dai 2 ai 5 mesi. È, quindi, inevitabile che l’intera fase possa durare anche un anno.
Naturalmente più sono numerosi i commenti, più è difficile ordinarli per esaminarli. Tanti commenti in inchiesta pubblica sono indice di un lavoro impreciso ed incompleto da parte del gruppo di lavoro, durante la fase di elaborazione del progetto, perciò spesso è preferibile lavorare con maggiore attenzione nelle fasi iniziali per procedere velocemente e senza intoppi nella fase finale. Infatti, sovente la discussione dei commenti ed il loro inserimento nel testo può costare molta fatica tra gli esperti per ritrovare l’equilibrio consensuale ratificato nella prima fase. In certi casi, addirittura, il nuovo testo si discosta talmente da quello approvato nella prima fase, che è necessario procedere ad una seconda inchiesta pubblica, con l’auspicio di non ricevere nuovamente tanti commenti. La fase post-inchiesta può, quindi, richiedere da alcuni mesi ad alcuni anni a seconda della complessità dell’intervento.
Finalmente il testo consolidato può essere pubblicato. Molto spesso sono necessarie fasi di controllo dei testi, per esempio per allinearli alle regole di stesura delle norme, e bisogna procedere a fasi di impaginazione e controllo editoriale. Inoltre, le versioni finali sono soggette ad una nuova traduzione nelle lingue ufficiali.
In CEN è, inoltre, necessario, per le norme candidate ad essere armonizzate ai sensi delle direttive europee, avere una valutazione da parte dei consulenti della Commissione Europea.
Sempre in CEN, ma anche in ISO, è poi necessario un voto formale per giungere alla ratifica da parte degli Stati membri, per cui si procede ad un nuovo giro di consultazione e di conteggio dei voti che può durare alcuni mesi.
Questa ultima fase di finalizzazione può anche impiegare 1 anno a svolgersi.
Sulla base di quanto descritto non ci deve più sorprendere, quindi, che possano intercorrere 5 anni dal momento in cui si bussa alla porta della normazione al momento in cui la norma è pubblicata. E nel corso di questi 5 anni possono cambiare le condizioni evidenziate nello studio di fattibilità iniziale, cambiano le disponibilità di risorse, cambiano le condizioni al contorno, cambia la tecnologia, e c’è sempre il rischio che i lavori si fermino e che invece di progredire facciano passi indietro. Come ha risposto il mondo della normazione alle critiche sollevate alla lentezza dei lavori?
I tempi stanno velocemente cambiando. Sia l’UNI, il CEN e l’ISO si sono attivati per individuare delle soluzioni, le cui tre principali si possono riassumere come segue:

• sviluppo della fase di studio (business plan): i Comitati Tecnici devono dedicare maggior tempo e risorse allo studio di fattibilità, individuando le criticità e le potenzialità, al fine di pianificare con maggior dettaglio l’attività sulla base delle reali risorse disponibili;
• definizione delle tempistiche da rispettare (time frame): l’elaborazione normativa deve essere inquadrata in uno schema temporale che deve essere rispettato dei Comitati Tecnici, con un approccio manageriale alla gestione dei progetti e dei processi, ed un controllo continuo da parte degli uffici centrali;
• utilizzo di sistemi telematici di condivisione dell’informazione (TC server): il processo consensuale si può basare sulla condivisione di documenti a livello globale (internet) e della possibilità di fornire contributi tecnici evitando gli spostamenti fisici, garantendo le fasi di approvazione con l’aiuto di sistemi di voto elettronico.