Le pubbliche amministrazioni (d’ora in poi PA) centrali e locali hanno iniziato da alcuni anni un non semplice cammino verso il miglioramento della organizzazione e della formazione del personale per elevare il livello qualitativo della propria attività nell’erogazione delle prestazioni e nel proprio funzionamento. Questa encomiabile intenzione ha tuttavia incontrato, nel corso della sua attuazione, una serie di ostacoli, che ne hanno rallentato e, per certi versi, minimizzato l’effetto positivo ricercato:

• un accentuato conservatorismo, fortemente restio all’introduzione di innovazioni;
• una scarsa conoscenza, da parte di alcune strutture apicali, politiche e amministrative, delle tecniche di organizzazione e di direzione aziendale;
• l’errato convincimento che le conoscenze e le esperienze aziendali non siano trasferibili, sia pure con le necessarie personalizzazioni, alla realtà delle PA;
• la diffusione, specie negli ultimi anni, di sistemi informatici avanzati, vissuti spesso come soluzione di tutti i problemi, invece che come strumenti (indispensabili) di realizzazione delle innovazioni organizzative;
• nelle PA locali, di modeste dimensioni, la sensazione che i benefici ottenibili non giustifichino l’impegno occorrente a cambiare, soprattutto considerando l’alto livello di esternalizzazione dei servizi specialistici, proprio di queste realtà.

Quando le PA, superando questi ostacoli, hanno deciso di innovare, si sono trovate di fronte alla necessità di avvalersi di consulenti e formatori di organizzazione e direzione, che affiancassero le funzioni apicali dell’ente, in modo soddisfacente sotto il profilo dei risultati, corretto sotto quello dei comportamenti; equo sotto quello dei costi.
Purtroppo, questo non è sempre avvenuto, perché l’ente che affida l’incarico non ha saputo definire e verificare gli impegni contrattuali della consulenza; che, al di là delle vantate competenze e conoscenze, garantissero la professionalità e la correttezza del fornitore del servizio.
Questo inconveniente, già grave nel rapporto con i privati, dove si utilizzano risorse economiche della proprietà, diviene inaccettabile da parte delle PA, che investono denaro dei cittadini, ai quali è doveroso dare adeguata contropartita in termini di servizi erogati.
Oggi, in periodi di “vacche magre”, questa sensibilità è drammaticamente aumentata, fino ad arrivare a una ingiustificata demonizzazione della consulenza organizzativa e direzionale, in tutte le sue forme, informatica esclusa.

L’attività di normazione
In questa ottica, il Gruppo di lavoro 1 "Consulenza di direzione", della Commissione UNI "Servizi", ha iniziato alla fine del 2003 e concluso nel 2007 la stesura della norma UNI 11251:2007, il cui obiettivo è di “fornire alle pubbliche amministrazioni e a tutte le organizzazioni soggette ad analoga legislazione, un quadro di riferimento e di suggerimenti operativi su tutti quegli aspetti, propriamente discrezionali, che sono legati alla valutazione, all’acquisizione e alla gestione dei servizi di consulenza e di formazione organizzativa e direzionale, nell’ambito della legislazione vigente in materia di appalti pubblici dei servizi”.
I lavori del gruppo hanno preso avvio da una interessante esperienza di collaborazione, sviluppata nel 2000/2001, fra il Dipartimento della Funzione pubblica, facente capo alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, e ASSOCONSULT.
Le due strutture hanno costituito un gruppo di lavoro comune, presieduto dal direttore dell’Ufficio per l’innovazione nelle PA, e al quale hanno partecipato quattro funzionari statali e tre soci di Assoconsult, supportati da un team di altri dieci soci particolarmente qualificati nei problemi della PA.
Il GL1 ha elaborato una “Guida all’utilizzo della consulenza organizzativa e direzionale”, pubblicata nel 2001, che aveva come sottotitolo e obiettivo: “Come le pubbliche amministrazioni possono ottenere il meglio della consulenza”.

I contenuti della norma
La norma, che aggiorna, sviluppa e integra, in funzione dei cambiamenti avvenuti in questi anni, la guida sopra citata, prende in esame preliminarmente il campo di applicazione, elencando al punto 4 “Oggetto del servizio”, le 11 aree sulle quali può essere utilmente indirizzata l’attività di miglioramento.
Il punto 5.2 “Individuazione del problema”, descrive le modalità con cui la PA deve comprendere e definire il problema organizzativo su cui si dovrà intervenire.
Il punto 5.3 “Preparazione della richiesta di consulenza”, costituisce il focus della norma, poiché è qui che vengono dettagliatamente descritti:

• contesto, confini e obiettivi del progetto consulenziale;
• requisiti di accesso economico-finanziari e tecnico realizzativi e criteri di selezione;
• scadenze temporali;
• referenti e modalità di governo del progetto.

Il punto 5.4 “Pubblicizzazione della richiesta di consulenza”, tocca uno dei problemi più delicati nei bandi e nelle offerte di fornitura delle PA. Proprio in questa attività si sviluppano, infatti: insufficienze, errori e, qualche volta, favoritismi. La norma prende, quindi, in esame le modalità di:

• equità di informazione;
• comprensibilità della richiesta;
• tempi di risposta;
• criteri di valutazione.

Il punto 5.5 “Selezione dell’offerta di consulenza”, descrive le modalità con cui debbono svolgersi la verifica dei requisiti dei partecipanti e la valutazione, economica e tecnica, dell’offerta, sulla base di quanto previsto rispettivamente ai punti 5.3 e 5.4. Inoltre fornisce indicazioni in ordine alla attività della commissione di valutazione.
Il punto 5.6 “La gestione dell’intervento di consulenza”, descrive le modalità di esecuzione del progetto, in termini di: elaborazione del piano di lavoro; assunzione di responsabilità; gestione delle risorse; gestione del processo; previste dalle norme UNI 10771:2003 “Consulenza di direzione - Definizioni, classificazione, requisiti e offerta del servizio” e UNI 11067:2003 “Consulenza di direzione - Criteri di erogazione e controllo del servizio”.
Il punto 5.7 “Valutazione dei risultati”, fornisce l’indicazione dei parametri sui quali misurare l’esito dell’intervento.
Per facilitarne l’utilizzo, il gruppo di lavoro ha ritenuto di dotare la norma di alcuni supporti operativi, e precisamente:

• il prospetto 1, che mostra graficamente il percorso dell’intero processo per l’affidamento dei servizi;
• l’appendice A (normativa), che descrive la gestione di un albo di fornitori qualificati, con espresso riferimento al punto 5.4;
• l’appendice B (informativa), che fornisce alcuni esempi di possibili formule per il calcolo del punteggio economico, con riferimento al punto 5.5;
• l’appendice C (informativa), che elenca i riferimenti legislativi per l’organizzazione di appalti di servizi.

Una valida guida
La norma UNI 11251:2007 costituisce un valido strumento di guida e supporto per le PA che vogliano ottenere dalla consulenza esterna un aiuto concreto, innovativo e congruo sul piano economico alla dimensione e alla complessità dell’intervento richiesto.
UNI e i suoi esperti hanno costruito questa linea guida considerando a fondo, in oltre tre anni di lavoro, tutti i problemi normativi e gestionali che condizionano l’azione delle PA nell’utilizzo della consulenza esterna e quindi nell’impiego delle risorse dei cittadini.
Affinché da questo lavoro derivino reali benefici è tuttavia necessario che la norma venga diffusa nel diversificato mondo della PA, anche attraverso canali istituzionali che ne raccomandino l’applicazione.

Giuseppe Camanni
Coordinatore GL 1 - Commissione UNI "Servizi"