La corretta gestione e conservazione dei documenti è il fondamento per governare in maniera efficiente i processi di un ente.

La corretta gestione e conservazione dei documenti è il fondamento per governare in maniera efficiente i processi di un ente.

In quest’ottica, conformemente alle disposizioni dell’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha pubblicato nei giorni scorsi le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Al gruppo di lavoro AgID che ha redatto il documento ha partecipato Giovanni Michetti – presidente della SC “Archivi e gestione documentale” e vicepresidente della Commissione Documentazione e informazione UNI – la cui partecipazione ha favorito l’allineamento fra le disposizioni di legge e la normazione tecnica.

In particolare, la sottocommissione “Archivi e gestione documentale” è responsabile dell’elaborazione della norma UNI 11386:2020 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)”, che individua l’insieme dei dati necessari per la creazione dell’indice di conservazione degli oggetti digitali, descrivendone la semantica e la struttura per mezzo del linguaggio XML.

Il legislatore ha riconosciuto la norma UNI 11386 “SInCRO” come componente fondamentale del processo di conservazione digitale, imponendo sin dal 2013 l’adozione dei suoi requisiti. Le Linee Guida aggiornano le disposizioni del 2013 e in particolare eliminano alcuni elementi d’incertezza interpretativa in relazione alle modalità d’uso della norma: come si legge al punto 4.2 «L’interoperabilità tra i sistemi di conservazione dei soggetti che svolgono attività di conservazione è garantita dall’applicazione delle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione definite dalla norma UNI 11386 “Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali”».

Il riferimento non datato alla norma tecnica consentirà di intervenire sulla norma stessa nei consueti processi di revisione senza con ciò incidere sugli obblighi di legge a carico dei soggetti interessati.

La presenza di rappresentanti di AgID all’interno della sottocommissione UNI “Archivi e gestione documentale” costituisce un elemento di garanzia a favore della coerenza fra la normazione tecnica e la normazione di legge, oltre che un felice esempio dei risultati che si possono raggiungere in una cornice di cooperazione interistituzionale.