Informativa sul trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle procedure di registrazione delle partecipazioni e di voto elettronico dell’Assemblea dei Soci UNI

Il Regolamento UE 2016/679 “Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali” (d’ora in avanti “GDPR”) sancisce il diritto di ogni persona alla protezione dei dati di carattere personale che la riguardano.
UNI Ente Italiano di Normazione, ha affidato a ID Technology srl  il servizio di licenza software “ELIGO” per la gestione del procedimento elettorale che si svolgerà da remoto in modalità streaming.
In merito al trattamento dei dati personali degli utenti partecipanti all’Assemblea con accesso effettuato tramite la piattaforma Eligo, UNI Ente Italiano di Normazione fornisce le seguenti informazioni ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679.

1 – Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è UNI Ente Italiano di Normazione con sede in Via Sannio 2 – 20137 Milano (Italia).

2 – Contatti del Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dati, al quale rivolgersi per informazioni relative ai propri dati personali e per l’esercizio dei diritti ex art. 15 e ss. del GDPR, può essere contattato al seguente indirizzo email:  dpo@uni.com

3 – Finalità del trattamento e basi giuridiche
UNI tratta i dati personali degli interessati per le seguenti specifiche finalità:

l’utilizzo delle piattaforme di:

• registrazione per la partecipazione all’Assemblea dei Soci UNI
• votazione elettronica (voto on-line) per lo svolgimento delle votazioni per le quali verranno chiamati ad esprimersi.

La base giuridica del trattamento in esame è rinvenibile nell’Articolo 6 par 1. Lett b) del GDPR “il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte”.

4 – Categorie di dati trattati
Dati personali comuni: Cognome e Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono  del Socio UNI rappresentato.

5 – Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali è indispensabile per partecipare alle procedure di voto on line e il mancato conferimento determina l’impossibilità di parteciparvi.

6 – Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati personali viene effettuato con modalità informatizzata attraverso i moduli della piattaforma ELIGO da parte di personale autorizzato al trattamento dei dati in relazione ai compiti e alle mansioni assegnate e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, adeguatezza, pertinenza, non eccedenza e riservatezza (art. 5, par.1, GDPR).

7 – Categorie di destinatari
I dati saranno comunicati, oltre che al personale delle strutture di UNI coinvolto nella realizzazione della finalità sopraindicata, anche a ID TECHNOLOGY srl, quale fornitore della piattaforma ELIGO che è stato a tal fine nominato Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. I dati potranno altresì essere comunicati anche ad altri soggetti terzi in ottemperanza di un obbligo di legge e/o di un provvedimento dell’Autorità giudiziaria.

8 – Sede fisica dei dati
Tutti i servizi, i dati trattati, le repliche e i backup sono conservati dal sistema di voto ELIGO sono mantenuti nel servizio cloud di Microsoft Azure con sede fisica in Olanda

Microsoft, in qualità di sub responsabile del trattamento, garantisce l’assoluta sicurezza e segretezza dei dati personali attraverso la propria certificazione ISO 9001:2015, ISO 27001:2013, ISO 27018:2014, ISO 27017:2015, ISO 27035:2016, ISO 14001:2015 e ISO 50001:2018 e l’aderenza al codice di comportamento CISPE.

Il trasferimento di dati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale da parte del responsabile del trattamento è effettuato soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento o per adempiere a un requisito specifico a norma del diritto dell’Unione o degli Stati membri cui è soggetto il responsabile del trattamento, e nel rispetto del capo V del regolamento (UE) 2016/679.

Sub-Responsabile	Paese di Stabilimento	Trattamenti affidati	Dati trattati
The Rocket science Group ltd 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA	Data center in U.S. https://mailchimp.com/legal/data-processing-addendum	Sender e-mail massivo per consegna credenziali.	Dati personali identificativi di persone fisiche identificate o identificabili (solo e-mail come dato di contatto).

9 – Periodo di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati per il periodo necessario alla realizzazione delle finalità sopraindicate e comunque per il tempo necessario all’assolvimento degli obblighi di legge. In ogni caso saranno conservati per il tempo stabilito dalla normativa vigente e/o dalla regolamentazione di UNI in tema di gestione e conservazione della documentazione prodotta da UNI nello svolgimento della propria attività istituzionale.

10 – Diritti degli interessati
In ogni momento gli interessati potranno esercitare nei confronti del Titolare i diritti sanciti dagli artt. 15 e ss. del GDPR:

• accesso ai propri dati personali e alle altre informazioni indicate all’art. 15 del GDPR;
• rettifica dei propri dati personali qualora inesatti e/o la loro integrazione ove siano incompleti;
• cancellazione (diritto all’oblio) dei propri dati personali tranne i casi in cui il Titolare sia tenuta alla loro conservazione in adempimento di un obbligo di legge o per l’esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico;
• limitazione del trattamento nelle ipotesi indicate all’art. 18 del GDPR;
• opposizione al trattamento dei dati personali che li riguardano nei casi in cui ciò sia consentito.

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei loro dati personali avvenga in violazione del GDPR, hanno il diritto ai sensi dell’art. 77 del GDPR di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o di adire le opportune sedi giudiziarie.