Nel giugno dello scorso anno si rendeva disponibile, per l’inchiesta pubblica, un progetto di norma che intendeva approfondire, nel campo dei patrimoni immobiliari, la tematica del Global Service. Questa tematica era già nota in ambiente manutentivo grazie alla UNI 10685, la prima norma UNI sulla manutenzione e sulla contrattualistica espressamente richiamata in una legge finanziaria dello Stato, quella del 2000 (art. 30, 8e della Legge 488/1999).

Ora il progetto per i patrimoni immobiliari, dopo aver seguito le varie fasi di inchiesta e di approvazione, è stato portato a termine ed ha visto la luce con il numero di norma UNI 11136.

Così veniva definito dalla Commissione UNI "Manutenzione" il concetto di "Global Service": un contratto atipico, il cui obiettivo è il risultato, pienamente affidato alla responsabilità dell’assuntore, e che va raggiunto con la soddisfazione di entrambe le parti contraenti:

• il committente, che si libera di un’intera gravosa organizzazione affidandola ad un responsabile esterno;
• l’assuntore, che progressivamente impara e si impadronisce della cultura necessaria per ottimizzare questa organizzazione, aumentando il rendimento e riducendo le risorse.

La UNI 11136 approfondisce le prime due delle quattro fasi tipiche per pervenire al contratto, citate dalla UNI 10146:

1. la richiesta di offerta,
2. la stesura dell’offerta,
3. la sua valutazione,
4. la stesura del contratto,

La norma/guida ha il pregio di rimuovere un’imbarazzante limitazione che è ancora presente in tutte le altre norme sulla contrattualistica di manutenzione pubblicate in precedenza: l’applicazione al solo settore privato.
Questa limitazione, ormai ampiamente superata dai fatti e dalla corrente applicazione di quei documenti, era dettata dalla contemporanea pubblicazione, mentre i progetti di norma erano allo studio, delle prime direttive europee sugli appalti pubblici, le note direttive 92/50, 93/36, 93/37 e 93/38, recepite poi nella legislazione italiana tramite altrettanto famosi decreti legislativi, fra cui il 157 e 158 del 1995.

Chi discuteva sulle norme UNI, all’inizio degli anni ’90, non voleva rischiare un conflitto con degli imminenti testi legislativi ancora sconosciuti. Ora questo timore non c’è più. I testi delle direttive (aggiornate recentemente delle nuove 2004/17 e 2004/18) e dei decreti corrispondenti sono sufficientemente chiari e può essere garantita senza problemi l’estensione al settore pubblico della validità della UNI 11136, mentre il prossimo aggiornamento delle altre norme sulla contrattualistica di manutenzione ne terrà sicuramente conto.

Quali sono, in sintesi i contenuti della UNI 11136?
Dopo l’introduzione, che richiama, adattandoli, i principali concetti della UNI 10685, il punto 1 (lo scopo) ribadisce che si tratta di una guida destinata a committenti e assuntori, a pubblici e privati, e che si inserisce tra le fasi (che qui non vengono prese in considerazione) di “decisione avvenuta” di operare con questa forma di contratto e di “scelta dell’assuntore”.

I riferimenti normativi (punto 2) riportano un lungo elenco di altre norme, quasi tutte curate dalla commissione "Manutenzione". A parte quelle terminologiche e la citata UNI 10685, è interessante sottolineare il collegamento con la UNI 10604, la norma quadro per progettare, gestire e controllare i servizi di manutenzione degli immobili.

Un ampio spazio di tre pagine è dedicato alla terminologia (punto 3), che pur riprende molte definizioni già fornite in passato.

Infine si arriva ai tre punti chiave della guida:

Punto 4: come il committente dovrebbe impostare preliminarmente il contratto
Viene detto quali sono gli elementi fondamentali che il committente deve verificare. In particolare sarebbe importante conoscere completamente lo stato del patrimonio immobiliare. Inoltre, è bene assicurarsi che la scelta del global service sia compatibile con la strategia corrente di gestione immobiliare. Non è detto che tutte le attività vadano esternalizzate o vadano a confluire nel global service: ma è importante che ciò che escluso e ciò che è incluso sia definito senza ambiguità. Altre verifiche di base sono necessarie. Una volta raccolto quanto serve, la UNI 11136 consiglia di raccogliere tutto in un “documento di indirizzo preliminare”.

Punto 5: come il committente dovrebbe impostare la richiesta d’offerta
Sono le prestazioni che desidera e gli obiettivi che vuol raggiungere a dover guidare il committente quando imposta la propria richiesta! Egli preparerà pertanto delle richieste che possano portare a delle quotazioni, da parte di chi vorrebbe assumere l’incarico, confrontabili tra loro e misurabili.
La prima norma UNI pubblicata sui criteri per pervenire ai contratti di manutenzione, la UNI 10146, già nel ‘92 ricordava l’importanza di prevedere il più a monte possibile, cioè dalla richiesta d’offerta, tutte quelle clausole che avrebbero poi costituito il contratto finale siglato. Nel caso dei patrimoni immobiliari, spesso questa esigenza si scontra con l’impossibilità di conoscere appieno l’oggetto della manutenzione (il patrimonio stesso) e con la necessità pratica di dover raccogliere gradualmente, secondo le priorità e le opportunità che si presentano, tutte le informazioni necessarie alla conoscenza totale del patrimonio.
Questa frequente carenza, a cui tentano di por rimedio tutte le norme UNI che trattano di manutenzione di patrimoni immobiliari, nonché quella sulla gestione degli archivi (UNI 10998), può essere tenuta in conto grazie a una fase sperimentale di un anno del contratto, fase già prevista dalla citata UNI 10685, come periodo di familiarizzazione tra le parti, ma che qui acquista un significato ancor più profondo e serve per focalizzare la conoscenza del patrimonio da manutenere, e per corredarlo progressivamente della documentazione mancante.
In ogni caso la norma insiste nel ricordare al committente che, se vuole formulare correttamente una richiesta d’offerta, dovrà fare lo sforzo di definire i risultati desiderati non solo sotto forma qualitativa, ma, per quanto possibile, anche sotto forma quantitativa.

Punto 6: come l’assuntore dovrebbe impostare la propria risposta
Prima di rispondere, ogni aspirante assuntore dovrebbe fare un’attenta analisi interna, prendendo in considerazione gli aspetti che lo potrebbero ostacolare o agevolare nella pianificazione e nell’attuazione del global service. Fatto questo controllo, l’offerta dovrebbe dettagliare ogni singola attività che andrà ad integrarsi con le altre per comporre il global service, sia dal punto di vista tecnico, sia dal punto di vista economico.
Per la parte “tecnica” sono suggeriti una metodologia di base, delle modalità di espletamento delle attività, soprattutto quelle propedeutiche alla progettazione e allo sviluppo del piano di interventi manutentivi e alla relativa gestione operativa. Poi si passa ad affrontare i sistemi informatici, il controllo, la struttura organizzativa dedicata e le proposte migliorative.
Questi elementi tecnici saranno quindi valorizzati dal punto di vista economico. A questo proposito occorre che chi concorre all’offerta tenga presenta le modalità di contabilizzazione proprie del committente. che avrà attentamente specificato nel proprio capitolato come articolare i compensi.

Roberto Ravaglia
Segretario della Commissione UNI "Manutenzione" e del CEN/TC 319 "Maintenance"

Pubblicato su Edilizia e Territorio n. 40/2004 (18-23 ottobre 2004)

18/10/2004